In gesprek met belanghebbenden

Bedenk voor wie uw idee gevolgen heeft. Dat kunnen allerlei gevolgen zijn. Voorbeelden zijn:

• Verandering van uitzicht;
• Schaduwwerking;
• Toename van geluid, trillingen of licht of
• Toename van verkeer

De mensen die gevolgen kunnen ervaren van uw idee noemen we belanghebbenden.  Bij één of enkele belanghebbenden, ligt een bezoek aan hen voor de hand. In dat bezoek legt u uit hoe het plan eruit ziet en geeft u gelegenheid om op uw idee te reageren. Hebben mensen bezwaren tegen uw idee? Kijk dan of er mogelijkheden zijn om de gevolgen van het idee te voorkomen, te verzachten of te compenseren.

Zijn er meerdere belanghebbenden dan is het als eerste zaak om iedereen te informatie te geven. Dat kan met een brief of, als het om een grote groep gaat, met een bericht in de krant die huis aan huis wordt bezorgd.

U maakt bekend wat u in hoofdlijnen van plan bent en nodigt mensen uit voor een gesprek. Stem het moment van dat gesprek af op de mensen die u uitnodigt. Voor mensen die werken of studeren kan het bijvoorbeeld prettig zijn om een moment te kiezen aan het eind van de middag of op een avond. Houd ook rekening met de schoolvakanties. Geef in de uitnodiging aan wat mensen kunnen doen als ze niet op de bijeenkomst die u plant aanwezig kunnen zijn.

De gemeente wil graag weten hoe het gesprek met de omgeving verloopt. Neem daarom vooraf contact op met de gemeente. De medewerker van de gemeente die uw plan begeleidt, zal in de meeste gevallen bij het gesprek aanwezig willen zijn. Dit is in de rol van toehoorder. Bij de afweging van een idee wordt meegewogen of:

• belanghebbenden tevreden zijn met het idee of opmerkingen hebben over het idee;
• er goed naar belanghebbenden is geluisterd;
• de belanghebbenden redelijke vragen of verzoeken hebben ingediend;
• of er geprobeerd is met deze verzoeken rekening te houden.

Doordat de medewerker van de gemeente aanwezig is, krijgt deze hiervan een goed beeld.

Leg op de afgesproken tijd het idee uit. Geef de aanwezigen gelegenheid te reageren. Kijk of er mogelijkheden zijn om bezwaren te voorkomen of verzachten. Maak zo nodig een tweede afspraak als het idee aangepast wordt. Licht daarover ook de mensen in die niet op de eerste bijeenkomst konden komen.

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat u het niet eens wordt. Vraag in dat geval advies aan de medewerker van de gemeente. Bespreek of deze suggesties heeft waar u zelf nog niet aan heeft gedacht. En vraag zo nodig of uw idee ondanks bedenkingen van uw omgeving kans van slagen heeft.